الكتابة العربية الرسمية في مجال الأعمال

الكتابة العربية الرسمية في مجال الأعمال أحد فنون الكتابة الّتي لها شروطها وخصائصها. دونك مجموعة من النّصائح والأفكار الّتي تضمنُ لك الحصول على رسالةٍ رسميّةٍ صحيحة.

الهيكل العام للكتابة العربية الرسمية

1. البداية أو المُقدّمة: أخبرني ما الّذي ستتحدّث عنه؟
2. جسم الموضوع أو مَتنه: تحدّث عن الموضوع.
3. الخاتمة أو النّتيجة: أخبرني نتيجة ما تحدّثت عنه.

• اكتبْ جميع الأفكار الرّئيسة والفرعيّة الّتي تودّ إضافتها في الموضوع من دون ترتيب.
• خَطِّطْ للكتابة بالتّفكير أي من هذه الأفكار تودّ اعتمادها، ومتى وأين ستضعها؟
• اجعل نقاطك واضحة ومُتماسكة ومنطقيّة.
• اربط أفكارك باستخدام أدوات الرّبط.
• اشرح أفكارك: ولتشرحها تحتاجُ إلى اتّباع أربع خطوات:
  • اذكر الفكرة.
  • شرح الفكرة وكيف تعمل.
  • أعطِ أمثلة لهذه الفكرة.
  • طوّر الفكرة إذا كان ضروريًّا فعل ذلك.
• استخدمِ الفقرات، كلّ فكرة أو نقطة تحتاجُ إلى فقرة خاصّة بها؛ لتُساعد القارئ على تتّبعها.
• استخدمِ التّدقيق الإملائي والنّحوي في Microsoft Word، أو استعنْ بمُتخصّص في التّدقيق اللّغوي.

أساليب الكتابة

يُحدّد أسلوب الكتابة عددٌ من العوامل، إذا اهتمّ الكاتب بها فهو يُحدّد أسلوبه وطريقته.

• حدّد الكلمات الّتي ستستخدمها، هل تحتاجُ إلى كلماتٍ عميقةٍ قويّة يستخدمها المُثقّفون، أم ستستخدم الكلمات المُنتشرة حتّى وإن كانت لغويًّا خطأ؟ على سبيل المثال: هل ستكتب (وبالتّالي) وهي كلمة ركيكة غير فصيحة مع انتشارها، أم ستكتب: (ومن ثمّ) وهي الأفصح مع قلّة استخدامها؟
• هل ما ستكتبه رسميًّا أم غير رسمي؟ تحتاجُ إلى معرفة من ستُخاطبهم لأنّ لكلّ مقامٍ مقال.
• علامات الترقيم. لعلامات التّرقيم جميعها شروطٌ عامّة يجب اتّباعها، ولها بعض الاستثناءات الّتي تعتمدُ على شخصيّة الكاتب وطريقته. إجادتك لها يُحدّد أسلوبك.
• هل ستكتب: مقالًا، أو تقريرًا، أو رسالةً، أو بريدًا إلكترونيًّا Email، أم …؟ على سبيل المثال: إذا كنت تكتب تقريرًا فلا يجب أن تكتب وجهة نظرك حوله؛ فهو عبارة عن حقائق من دون رأي. أمّا الرّسالة فهي شيء شخصي. أمّا البريد الإلكتروني ففيه بعض رأيك. أمّا المقال فهو شيء مُختلف تمامًا؛ لذلك كلّ نوع من أنواع الكتابة لهُ أسلوبه الخاص في التّعبير.
• أسلوب اللّغة: جدليّة، أم مُقنعة، أم وصفيّة، أم …؟ على سبيل المثال: لو كنت تكتب مقالًا فاللّغة ستكون وصفيّة أو تصويريّة. إذا كنت تكتب بريدًا إلكترونيًّا غاضبًا حول مُنتج سيء فاللّغة ستُصبح جدليّة.

الكلمات أو التّعابير المُستخدمة لربط أفكارك وفقراتك

هي سلسلة من الكلمات أو الرّوابط تُساعدك على ربط أفكارك ببعضها بعضًا، وإنشاء هيكلٍ للجُمل والفقرات لجعلها أكثر منطقيّة. تساعدك –أيضًا- على إدخالِ نقطةٍ جديدةٍ وتوجيه القارئ في أثناء الكتابة.

التّسلسل والمعلومات الإضافيّة

أكثر الأشياء المُستخدمة لعمل تسلسل وكتابة معلومات إضافيّة، وهي تعني شيئًا يليه شيءٌ:

• أوّلًا …، ثانيًا …، …
• الأوّل …، الثّاني …، …
• ضِف إلى ذلك …، إضافةً إلى ذلك …، فضلًا عن ذلك …، نتيجةً لذلك …، أيضًا…، …
• أخيرًا …، في الختام …، الاستنتاج …، خاتمة …، الموجز …، الخُلاصة …، …

التّضاد والمُغايرة

إذا كان لديك فكرتان مُختلفتان:

• مع ذلك …، غير أنّ …، في حين …، …
• لكن …، ما عدا …، سوى …، إلّا …، …
• من وجهةِ نظرٍ إضافيّة (عند الموافقة)، من وجهةٍ نظرٍ أُخرى (عند الرّفض).
• مع أنّ …، حتّى وإنّ …، ولو أنّ …، (أوافقك على ما تقول مع أنّ…).
• حيثُ إنَّ …، في حين أنّ …، لمّا كان …
• بدلًا من …، عوضًا عن …، بالأحرى …، إلى حدٍّ ما …
• بغضِّ النّظر عن حقيقة أنّ …، بصرفِ النّظر عن …

المُفاضلة والمُقابلة

للمُقابلة بين فكرتين أو نقطتين:

• بالمُفاضلة معَ …، بالمُقابلة معَ …، (المُقابَلة أو المُوازنة أو المُفاضلة هي الأصحّ لغويًّا، أمّا المُقارنة فهي خطأ لغوي شديد الانتشار).
• وبالمثل …، وعلى غرار …
• كَما …، مثل …،

إعادة التّعريف أو التّقديم

للحديثِ عن النّقطةِ أو الفكرة مرّة أخرى:

• أمّا كذا …
• من أجلِ كذا …
• بالرّجوع إلى …، بالاستنادِ إلى …
• مع مُراعاةِ أنّ …
• بالإشارةِ إلى…، معَ الإشارةِ إلى …، في إشارةٍ إلى …

السّبب والنّتيجة

• لذلك …، بناءً على …، من أجلِ ذلك …، بسبب ذلك …، إذَنْ …، ومِن ثمّ …، وهكذا …، لهذا السّبب …
• لأنّ …
• لمّا كان …
• نتيجةً لذلك …، من شأنِ ذلك أن …، بمُقتضى ذلك …، بفضل ذلك …

الأمثلة والتّفسير

• على سبيل المثال.
• مثل …، كـ …
• هذا هو …، أي …، بعبارةٍ أُخرى …، بكلماتٍ أُخرى …
• في هذا الصّدد …، في هذه الحالة …، بالتّبصّر في …، بالتّأمّل في …
• كما ذُكِر آنفًا …، كما هو مُبيّن …، كما يتّضح من …، كما وردَ من قبل …

عمومًا أو على وجهِ التّحديد

• بوجهٍ عام …، على وجهٍ عام …، عادةً …، عمومًا …
• على وجهِ الخصوص …، خصوصًا …، خاصّة …
• في هذا السّياق …، في هذه الحالة …

لغة كتابة الرّسائل الرّسميّة ورسائل البريد الإلكتروني

أوّلًا: الرّسائل الرّسميّة

مقدّمة:

• سيّدي/السّيد العزيز/ سيّدتي/السّيّدة العزيزة، السّادة … (إذا لا تعرف الاسم).
• عزيزي [يُدرج اسم].
• السّيد …، السّيدة …، الأستاذ …، الأستاذة …
• إلى من يهمّه الأمر (إذا لا تعرف من الّذي تكتب إليه).

عنوانك:

في أعلى الزاوية اليُسرى والتّاريخ تحته.

عنوان الشّركة:

في أعلى الجانب الأيمن من الرّسالة.

التّوقيع:

• تفضلّوا بقبول فائق الاحترام (إذا لا تعرف اسم المُرسَل إليه).
  [اكتب اسمك].
• تحيّتي وتقديري (إذا تعرف اسم المُرسَل إليه).
  [اكتب اسمك].

تعليمات:

• الاختصار والوضوح (اكتب المعلومات الّتي تحتاجُ إلى إضافتها فحسب).
• استخدام لغة رسميّة.
• مراقبة علامات الترقيم وجعلها متّسقة.
• استخدام الكلمات والتّعابير الّتي تُسهمُ في ربط الأفكار والفقرات بعضها ببعض.

ثانيًا: رسائل البريد الإلكتروني

مقدّمة:

• سيّدي/السّيّد العزيز / سيّدتي/السّيّدة العزيزة، السّادة … (رسمي جدًّا).
• إلى من يهمّه الأمر، (إذا لا تعرف لمن تكتب).
• عزيزي [يُدرج اسم].
• السّيد، السّيدة، (رسمي جدًّا).
• مرحبًا [يُدرج اسم].
• املأ حقل الموضوع.

التّوقيع:

• تفضلّوا بقبول فائق الاحترام (إذا لا تعرف اسم المُرسَل إليه).
  [اكتب اسمك].
• تحيّتي وتقديري (إذا تعرف اسم المُرسَل إليه).
  [اكتب اسمك].
• مع أطيب التّحيّات، …ودّي وتقديري، …تحيّتي، …شُكرًا جزيلًا.
  [اكتب اسمك].

تعليمات:

• المُحافظة على جعل الرّسالة قصيرة وواضحة.
• استخدام لغة رسميّة.
• مراقبة علامات الترقيم وجعلها متّسقة.
• استخدام الكلمات والتّعابير الّتي تُسهمُ في ربط الأفكار والفقرات بعضها ببعض.

تعابير أخرى للخطابات الرّسميّة ورسائل البريد الإلكتروني

• أنا أكتبُ لك/إليكم بخصوص/ للإشارة إلى ..
• أنا أكتبُ هذه الرّسالة/البريد الإلكتروني للاستفسار عن…/لإبلاغكم/لإطلاعكم/لأخبركم…/للاعتذار عن…/لتقديم طلب…/لتأكيد…
• مع الإشارةِ إلى …، وأودّ أن …
• القضيّة / المسألة تحتاجُ إلى مزيدٍ من التّوضيح.
• شكرتُ لك بريدك الإلكتروني الّذي أرسلتهُ حول…
• نحن نَرمي إلى تصحيحِ المشكلة في أقرب وقتٍ مُمكن.
• سأكون شاكرًا/مُقرًّا بالجميل لو تفضلّتم …
• هل من الممكن …؟
• إذا احتجتَ إلى مزيدٍ من المعلومات، لا تتردّد في الاتّصال بي.
• إذا كان لديك أيّ استفسار، لا تتردّد في الاتّصال بي.
• نحنُ نتطلّعُ إلى معرفةِ وجهة نظرك قريبًا.
• نحنُ في انتظار ردّكم.
• تجدونَ طيّه / في المرفقات/ الوثيقة الّتي تحتُاجها.
• نشكرُ لكم حسن تعاونكم.

هل أعجبتك النّصائح والأفكار الخاصّة بموضوع الكتابة العربية الرسمية في مجال الأعمال؟ ألديك ما تُضيفه؟ أرجوك، اتركه في التّعليقات!

# الكتابة العربية الرسمية في مجال الأعمال By محمود قحطان،