التقارير والمقترحات Reports and Proposals
لغة التقارير والمقترحات Reports and Proposals واتفاقياتها.
ما الاتّفاقيات المُستخدمة لإعداد التّقارير والمقترحات؟
- كلاهما مُتـشابهان جدًّا، فكلاهما يُتيحُ معلوماتٍ واقعيّة غير مُتحيّزةٍ وعادلةٍ (من دون آراء)؛ ولكن يَرمي الاقتراحُ إلى تقديم توصياتٍ.
يتّبعان الخطوات نفسها:
- المُقدّمة Introduction: أخبرني عن ماذا ستتحدّث.
- جسم التّقرير Main body: أخبرني عنه.
- النّتيجة أو الاستنتاج Conclusion: أخبرني نتيجة ما تحدّثت عنه.
- التّقارير والمُقترحات لها هيكل مُحدّد ويُشبهان بعضهما.
- دائمًا لديهما عنوان.
- إدراج عناوين فرعيّة لكلّ فقرة، وهذا يُعطي فكرة عن مُحتوى الفقرة.
- فقرة تمهيديّة تُفيد الغرض من التّقرير/الاقتراح.
- ربّما تُوضّح الفقرات اللّاحقة النّتائج.
- تضمين التّوصيّات (بوجهٍ عام المُقترحات)؛ لأنّ التّقارير في العادة لا تحوي توصيّاتٍ.
- مثل كلّ شيء، تحتاجُ إلى وضع خطّة الكتابة.
- كُن واضحًا واجعل الفقرات مُتماسكة، كُن منطقيًّا.
- سَلسِلِ الأفكار أو اربطها باستخدام أدوات الرّبط.
- استخدم الفقرات وكلّ فقرة ضع لها عنوانًا رئيسًا.
- حاول استخدام مجموعة متنوّعة من المفردات.
- استخدم لغة واقعيّة ورسميّة، ولا تستخدم لغة الآراء، أي لا تقل: «أنا أظنّ»، أو «أنا أشعر»، وغيرها.
- اعتمدِ التّحرير الذّاتي. دائمًا اقرأ عملك للتّحقّق من خلوّه من الأخطاء.
- استخدم المُدقّق الإملائي المُتاح في Microsoft Word.
تعبيرات شائعة عند كتابة التّقارير أو تقديم المُقترحات
- يَرمي هذا التّقرير/المُقترح إلى تلخيص أو باختصار…
- يستندُ التّقرير إلى…
- الهدف الرّئيس/الهدف/الغرض من هذا التّقرير/الاقتراح هو تقديم وصف…/لعرض نتائج…/لتقييم أهميّة…
- أوّلًا، … ثانيًا، … وأخيرًا، …
- لكن/ في حين/ غير أنّ/ على أنّ/مع ذلك.
- لذلك/وهكذا/ومن ثمّ.
- وفيما يأتي الأسباب الرّئيسة الّتي أُعطيَت لـ…
- نُوصي/نُشير/نعزم/نقترحُ أنّ…
- وَفق/وَفقًا لكذا/بحسَب/بموجب…
- أجرينا استطلاعًا/دراسةً استقصائيّة/بحثًا حول…
- الحُجَج المؤيّدة للمشروع الجديد هي…
- الحُجَج المُعارضة للمشروع الجديد هي…
- المزايا/الإيجابيّات هي…، العيوب/السّلبيّات هي…
- في الختام/الخاتمة/الاستنتاج.
نموذج تقرير
تقرير عن برنامج خبرات العمل الصّيفيّة 2017
المقدمة
يستندُ هذا التّقرير إلى ردود الفعل feedback الّتي جُمِعَت من المُشاركين في برنامج خبرات العمل الصّيفي 2017. أرمي إلى تلخيص هذه التّعليقات وتقديم بعض التّوصيّات recommendations للبرامج المُقبلة.
تنظيم الفريق
أوّلًا: أيّدت favorably مُعظم تعليقات المُشاركين تنوّع الفريق وجني ثمار العمل reaped في بيئة مُتعدّدة الثّقافات، وذكر عددٌ من الأفراد أنّهم أنشؤوا forge علاقاتٍ وثيقة مع زُملائهم؛ إضافةً إلى ذلك، عدد من الطّلاب استفادوا من إكمال دورة تعلّم اللّغة الإنجليزيّة قبل بدء البرنامج. إضافةً إلى مُواجهتهم بعض مشكلات الاتّصال؛ لذلك، أقترحُ إتاحة مزيد من الوقتِ allocated لإنجاز المشروع.
تنظيم العمل
بوجهٍ عام، أعرب الطّلاب عن تقديرهم لفرصة الاطّلاع على إجراءات الشّركة، وعلّقوا على مُساعدة الموظّفين. رأى بعض الأفراد أنّ التّجربة ستكون أكثر إنتاجيّة إذا أتيح للطّلاب مزيد من الوقت في كلّ إدارة؛ لأنّ ذلك قد مكّنهم من اكتساب فهمٍ أعمق لعمل كلّ إدارة على حِدَةٍ. فضلًا عن ذلك، سعى المُشاركون إلى اكتساب الوقت المُخصّص لتبادل الأفكار والخبرات مع غيرهم من المهنيّين في المنظّمة.
الخاتمة
في الختام، كانت التّغذيّة الرّاجعة إيجابيّة إلى حدٍّ كبير، وتأمل أن يتسنّى تنفيذ برنامجٍ مُماثلٍ في المُستقبل، مع مُراعاة الاعتبارات المذكورة آنفًا.
موضوع مُميّز: الكتابة العربيّة الرّسميّة في مجال الأعمال
تقديم العروض
- كُن واضحًا بشأن أهداف العرض التّقديمي.
- كُن واثقًا ومُفعم بالحيويّة لجذب الجمهور.
- التّواصل تواصلًا واضحًا ومُتّسقًا.
- تحدّث بوضوحٍ وببطء.
- لا تقرأ من وثيقة script.
- استخدمِ التّواصل غير اللّفظيّ. على سبيل المثال: الإيماءات، ولُغة الجسَد.
- استخدمِ الفُكاهة والقصص حيثما كان ذلك مُناسبًا.
الهيكلُ والمُحتوى
- تقديمُ موضوعٍ وأفكارٍ تقديمًا فعّالًا لإشراك الجمهور وجذبهم.
- تقديمُ مزيدٍ من التّوضيحاتِ عندما يقتضي الأمرُ ذلك.
- قدّم أمثلةً عندما الحاجة.
- الحفاظ على المُحتوى والأفكار واضحة وموجزة.
- تجنّب النّصوص الكثيرة.
- توظيفُ الوسائل البصريّة الإيضاحيّة كالصّور والرّسوم البيانيّة.
- ربط تسلسل الأفكار لجعل العرض منطقيًّا.
- اختم عرضك التّقديمي.
- الإجابةُ عنِ الأسئلةِ للتّوضيح.
# التقارير والمقترحات Reports and Proposals بوساطة: محمود قحطان،