تطوير الذّات

قائمة المهام المطلوب تأديتها أم غير المطلوب تأديتها-الجزء الثاني

قائمة المهام المطلوب تأديتها أم غير المطلوب تأديتها-الجزء الثاني
قائمة المهام المطلوب تأديتها أم غير المطلوب تأديتها-الجزء الثاني

قائمة المهام المطلوب تأديتها أم غير المطلوب تأديتها-الجزء الثاني

هل قرأت الجزء الأوّل.

  1. لا تدع النّاس تُثرثر وتتحدّث في موضوعاتٍ لا طائل منها ولا فائدة

    تستغرقُ المُحادثةُ الصّغيرةُ غير الضّروريّةِ وقتًا كبيرًا؛ لذلك انسَ أن تقول: «كيف حدثَ ذلك؟» وتمسّك بجملة «ما الأمر؟» أو «الآن أنا في مُنتصف شيءٍ ما؛ ولكن ما الّذي يحدث؟». أي: لا تسأل أسئلةً تفتحُ بابًا لحديثٍ طويلٍ.
    جزءٌ كبيرٌ من إنجازِ الأمورِ والمهامِ وإنهائها هو: الوصولُ إلى نقطةٍ، إلى الخُلاصةِ، إلى الهدَف. حسنًا، ليس عليك أن تكونَ وقحًا إزاء هذا، لا تُجب الهاتف وتقول: «أهلًا، نعم، ماذا تُريد، أنا مشغولٌ الآن». كُن لبقًا وذكيًّا، وتذكّر ما ذكرتهُ حول تبديل المَهام وضريبة المُقاطعة أو الإعاقة interruption في العادة رقم 1.
    إنّها ليست مسألة إذا كان لديك الوقت للمُحادثة، فجميعنا لدينا خمس دقائق لمُحادثةٍ سريعةٍ. إذًا تورّطك في مُحادثةٍ لمدّة خمس دقائق ليست هي المسألة، المسألة هي: هل يُمكنك بعدئذٍ تحمّل هذه المُقاطعة أم لا؟ وأنا أضمنُ لك، 99 مرّة من أصل 100؛ لا يُمكنك تحمّل المُقاطعة؛ لذلك انتقل من: «مهلًا، كيف يحدثُ ذلك؟ كيف كانت عُطلة نهاية الأسبوع؟» إلى «ما الأمر؟» أو «أنا في مُنتصف شيءٍ الآن، ما الّذي يحدث؟» أو «هل يُمكنك أن تسأل أسئلةً مُباشرة وقصيرة كسبًا للوقت» … وهكذا. كُنْ حازمًا؛ ولكن لا تكون وقحًا.

  1. لا تتحقّق من البريد الإلكتروني باستمرار، اجمعهم وتحقّق في أوقاتٍ مُحدّدة فقط

    ركّز على ما تفعلهُ الآن وتحقّق من جميع بريدك الإلكتروني (إيميلاتك) في أوقاتٍ مُحدّدةٍ فحسب، ودُفعة واحدة batch. أوصيك بالتّحقّق من بريدك الإلكتروني مرّتين في اليوم.
    أقلع عن إدمان تحقّق البريد الإلكتروني وركّز على إنهاء المهام ذات الأولويّة العليا، المهمّة الّتي على رأس مهامك اليوميّة، بدلًا من الاستجابة لحالات الطّوارئ الّتي يصنعها النّاس في رسائلهم إليك.
    لذلك، قرع زرّ التّحديث refresh أو صندوق الوارد قرعًا مُتكرّرًا هو ليس طريقة بناء فعّالة لقضاء وقتك.
    جدول بريدك الإلكتروني واستخدم إعداد الرّد الآلي وتحقّق من البريد الإلكتروني مرّتين أو ثلاث مرّات يوميًّا في الأكثر.
    يُمكنك استخدام أدوات مُساعدة أيضًا، مثل:  بوميرانغ Boomerang  لجدولة جميع المُتابعات إذا لم يصلك ردًّا من أحدهم أو إذا أردت إرسال إيميل في وقتٍ لاحقٍ من الوقتِ، بحيث لا تُريد إعادة تعبئة بريدك الوارد بسرعة حذفك لها.
    إذًا، لا تتحقّق من بريدك باستمرارٍ، تحقّق منه في أوقاتٍ مُحدّدةٍ ودُفعة واحدة تمامًا كما تفعل عند غسيل ملابسك، هل تغسل الجوارب وحدها أم تنتظر حتّى يُصبح لديك قطع ملابس عديدة لتغسلهم مرّة واحدة؟

  1. لا تُفرِط في التّواصل مع العُملاء ذوي الرّبح المُنخفض والالتزامات العالية

    High-maintenance customers  هم الأشخاص الّذين يستهلكون كلّ وقتك، هم الّذين لديهم أسئلة حول شيءٍ ما دائمًا، ويُريدون مُساعدتك باستمرار، ويبحثون عن اهتمامك.
    «ليس هناك طريق مُؤكّد للنّجاح؛ إنّما أضمن طريق إلى الفشل هو مُحاولة إرضاء الجميع».
    حلّل قاعدة عُملائك بطريقتين باستخدام قاعدة 20/80:
    الأُولى: أي 20% من هؤلاء العملاء سيُحقّقون 80%  من الأرباح؟
    الثّانية: أي 20% من عملائي يستهلكون أكثر من 80%  من وقتي؟
    بعد ذلك ضع أعلى من يستهلكون وقتك وأقلّ إنتاجيّة على مقعدٍ في طائرة جاهزة للانطلاق! لا تهتمّ بهم كثيرًا، فهم -في الغالب- لن يظلّوا معك؛ حتّى وإن استمرّوا معك، فهم يُحقّقون لك أقلّ فائدة من غيرهم وفي الوقتِ نفسه هم أكثر من يستهلك وقتك. كُن عمليًّا، ففي النّهاية الجميع يبحث عن مصلحتهِ، وهم إذا وجدوا مصلحتهم مع غيرك سيتركونك فورًا.
    كيف تفعل ذلك؟ أرسلهم لهم بريدًا إلكترونيًّا تُخبرهم فيه أنّ هناكَ تغيراتٍ أو تعديلاتٍ في سياسة الشّركة وقوانينها، مثلًا:
    مرحبًا.
    لدينا بعض القوانين الجديدة.

  • نحنُ سُعداء أن نُعلمكم أنّ شركتنا تنمو بسرعةٍ؛ ولكن، يا للأسف! أدّى هذا إلى تلقّينا اتّصالاتٍ هاتفيّةٍ كثيرةٍ في اليوم؛ لذلك -شخصيًّا- حدّدتُ استقبال الاتّصالات الهاتفيّة ما بينَ السّاعة التّاسعة صباحًا إلى العاشرة صباحًا؛ بعدئذٍ لا يُمكنني تلقّي الاتّصالات لأنّني أحتاجُ إلى أن أعمل.
  • أدّى نموّ الشّركة السّريع إلى صعوبة إجابة جميع البريد الإلكترونيّ الّذي يصلُ إلى الشّركة؛ لذلك سيُجاب عن الرّسائل المُهمّة في أقلّ من ستّ ساعاتٍ، أمّا الرّسائل قليلة الأهميّة في أقلّ من 24 ساعة، أمّا الرّسائل الّتي تحوي أسئلةً شائعةً ستُحالُ إلى قسم الأسئلة الشّائعة.
  • إذا تصنع شركتك مُنتجاتٍ ما، ولديك عميل يشتري المُنتج عشر مرّات في السّنة مثلًا؛ ولكن أسئلتهُ كثيرة وطلباته عديدة، يُمكنك تغيير الحدّ الأدنى اللّازم للطّلبات ليكن 100 قطعة من المُنتج مثلًا.
  • إذا لم تُعجبك هذه الطّرائق أو الأفكار، يُمكنك أن تظلّ ودودًا معهم وتقترح عليهم أو تُوجّهم إلى مزوّد خدمة أو مُورّدٍ آخر في حال لم يتمكّنوا من الامتثال للسّياسات الجديدة.

في الختام، أنت في بعض الأحيان تحتاجُ إلى إطلاق النّار على العُملاء لإنشاء الأعمال وإبداع الحياة الّتي تُريدها.

# قائمة المهام المطلوب تأديتها أم غير المطلوب تأديتها-الجزء الثاني By محمود قحطان،

يُتبع…

نُبذة من سيرة الكاتب

محمود قحطان

مِعماري وشاعر مثّل اليَمن ضمن 200 شاعر في مسابقة أمير الشّعراء في دورتها الأولى. نُشر عددٌ من إنتاجه الشّعري في الصّحفِ المحليّة والعربيّة، وصدر له ثلاثة دواوين شعريّة وكتاب نقدي. مؤمن بالفكر الإبداعي وأنّ كلّ ذي عاهةٍ جبّار.